アドバイザリー

マイナンバー制度 民間企業の実務への影響と対応 
第1回:マイナンバー制度の概要

マイナンバー制度が民間企業に与える影響と実務上求められる対応について解説していきます。

1-1. マイナンバー制度の概要

平成25年5月「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」)が成立し、平成28年1月から「個人番号」(以下「マイナンバー」)の利用が開始されます。

この番号法は、複数の機関に存在する個人の情報が同一人のものであることを確認するための社会的基盤として導入されます。マイナンバーの利用範囲は、社会保障、税、災害対策の各分野が対象となります。

〔図表1-1〕 マイナンバーの利用範囲
社会保障分野 年金分野
  • 年金の資格取得・確認、給付を受ける際に利用
労働分野
  • 雇用保険等の資格取得・確認、給付を受ける際に利用
  • ハローワーク等の事務等に利用
福祉・医療・
その他分野
  • 医療保険等の保険料徴収等の医療保険者における手続き、福祉分野の給付、生活保護の実施等低所得者対策の事務等に利用
税分野
  • 国民が税務当局に提出する確定申告書、届出書、調書等に記載。当局の内部事務等に利用
災害対策分野
  • 被災者生活再建支援金の支給に関する事務等に利用
  • 被災者台帳の作成に関する事務に利用
上記の他、社会保障、地方税、防災に関する事務、その他これらに類する事務であって地方公共団体が条例で定める事務に利用

〔図表1-2〕 マイナンバー制度の導入スケジュール

(下の図をクリックすると拡大します)

1-2. マイナンバーの収集と管理

番号法が施行されると、民間企業は、「個人番号関係事務実施者」(番号法2条13項)として、各種業務において必要とされる範囲内でマイナンバーを取り扱うことになります。ここでいう各種業務とは、法令の規定(番号法9条3項)によってマイナンバーを記載した書面の作成・提出等が必要となる業務を指しており、該当する法令としては健康保険法、相続税法、厚生年金保険法、租税特別措置法、所得税法、雇用保険法などさまざまです。

マイナンバーは、2015年(平成27年)10月以降に、市区町村から住民票の住所に送られる「通知カード」で本人に通知されます。民間企業におけるマイナンバーの収集部門は、本人に対し、マイナンバーの提供を求めることになり、その際には確実に本人確認を行う必要があります。

本人確認は、その者が間違いなく本人であることを確かめる手続きであり、本人の実在性と番号の真正性を証明する仕組みです。仮にここで誤った番号を収集・登録してしまうと、行政機関に正しい情報が提出されないことになり、結果として適正な事務処理が遂行できないといった事態を引き起こすことになります。また意図的に番号を偽る"なりすまし"犯罪等の温床にもなりかねません。また、登録されたマイナンバーは、保有している期間中、厳格な安全管理が求められることになります。この点については、第2回で解説します。

1-3. どのような業務が影響を受けるか

マイナンバー制度は、行政機関や地方自治体などが、個人情報の保護に十分配慮しつつ、社会保障分野(年金、労働、福祉・医療・介護・その他)、税分野(国税、地方税)、災害対策分野において効率的な情報の管理・利用や迅速な情報の授受を実現する仕組みです。こうした公的機関がマイナンバーを利用できる事務内容に関しては、番号法の中(別表第一)で限定されていますが、それらの事務処理は、公的機関の中だけで完結するものばかりではなく、民間企業を通じて従業者から本人や家族のマイナンバーの提供を受けるケースもあることから、民間企業としても対応が必要になります。

民間企業が影響を受ける業務の中で代表的なものが人事・給与業務です。給与計算事務では、税務署や市区町村、年金事務所といった関係機関に提出する法定調書や各種届などについてマイナンバーの新たな追記が必要となります。また、健康保険、厚生年金保険、雇用保険における被保険者資格の取得・喪失などの届出を行う場合の手続きに際しても、マイナンバーを記載することになります。

その他にも外部の専門家(顧問弁護士、税理士、社会保険労務士など)に対して支払う報酬や、株式の配当または譲渡による対価の支払いなどによって法定調書(支払調書)を作成する場合の事務手続きに関しても、マイナンバーの対象業務になります。

ちなみに法定調書は国税に関する書面であり、全部で60種類近く存在し、このうち、民間企業が取り扱う主な法定調書としては〔図表1-3〕のようなものが挙げられます。これらの法定調書は、すべてマイナンバーを記載して税務署に提出することになります。中でも金融機関が取引顧客に向けて発行する支払調書には膨大な枚数を取り扱うものもあり、一般の事業会社に比べて事務処理の手間や、処理のミスが発生した場合の業務に及ぼす影響の大きさを考えると、マイナンバーの利用開始に向けて早期の準備が必要になります。

なお、マイナンバーが記載された書類は「特定個人情報」(番号法2条8項)として、番号法上適切に保護すること(収集・提供の制限、安全管理など)が求められます。

〔図表1-3〕 民間企業が取り扱う主な法定調書の例
  法定調書の名称 対象業務/対象業種
一般企業 給与所得の源泉徴収票
退職所得の源泉徴収票
人事給与業務
報酬、料金、契約金および賞金の支払調書
不動産の使用料等の支払調書
各種契約に基づく取引業務
配当、剰余金の分配および基金利息の支払調書
株式等の譲渡の対価等の支払調書
株式取引業務
金融機関 投資信託または特定受益証券発行信託収益の分配の支払調書 銀行、信用金庫等
特定口座年間取引報告書 金融商品取引業者
先物取引に関する支払調書 証券会社
生命保険契約等の一時金/年金の支払調書 生命保険会社
損害保険契約等の満期返戻金/年金の支払調書 損害保険会社



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